DSGVO-konforme Dokumentenablage für KMUs: On-Premise oder Cloud?

Seit der DSGVO ist die Frage der Dokumentenablage für kleine und mittlere Unternehmen keine rein organisatorische mehr. Sie ist auch eine rechtliche. Welche Lösung ist sicherer, einfacher und langfristig günstiger?

Was die DSGVO wirklich fordert

Die DSGVO schreibt nicht vor, ob Daten lokal oder in der Cloud gespeichert werden. Sie fordert: angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Das bedeutet:

• Zugriffsschutz (wer darf was sehen?)
• Revisionssicherheit (wer hat was wann geändert?)
• Datensparsamkeit (nur notwendige Daten speichern)
• Löschkonzept (Daten löschen, wenn nicht mehr benötigt)

On-Premise: Volle Kontrolle, mehr Verantwortung

Eine lokale Dokumentenablage wie DigitalWerk läuft auf Ihrer Hardware in Ihrem Betrieb. Keine Daten verlassen das Haus.

Vorteile:

• Maximale Datensouveränität
• Keine Abhängigkeit von Drittanbietern
• Keine monatlichen SaaS-Gebühren
• Auch ohne Internetverbindung nutzbar

Nachteile:

• Sie sind für Backups verantwortlich (DigitalWerk löst das automatisch)
• Hardware-Wartung liegt bei Ihnen
• Initiale Einrichtung aufwändiger

Cloud: Einfach starten, aber auf Anbieter angewiesen

Cloud-Lösungen wie Google Drive, Dropbox Business oder SharePoint sind schnell eingerichtet. DSGVO-konform sind sie, wenn der Anbieter europäische Server nutzt und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet.

Vorteile:

• Sofort nutzbar
• Automatische Updates
• Zugänglich von überall

Nachteile:

• Daten bei Drittanbieter
• Monatliche Kosten wachsen mit Datenmenge
• Bei Anbieterwechsel: Daten-Portabilität prüfen

Unsere Empfehlung für KMUs

Für Betriebe mit sensiblen Kunden- oder Auftragsdaten in Handwerk, Gesundheit, Recht und Finanzen empfehlen wir eine lokale Lösung. DigitalWerk vereint die Kontrolle von On-Premise mit dem Komfort moderner Software: automatische Backups, intuitive Oberfläche, keine IT-Kenntnisse erforderlich.

---

Neugierig auf DigitalWerk? Wir zeigen Ihnen in 20 Minuten, wie es in Ihrem Betrieb funktionieren würde. Jetzt Termin vereinbaren.